Votre association souhaite organiser un événement (fête, manifestation, vide-grenier…) et vous vous demandez comment procéder ? Détails et informations.
Les événements organisés sur la voie publique
Lorsqu'une association à but non lucratif organise un événement dans un lieu public, que ce soit dans le cadre de ses activités principales ou pour des raisons annexes telles que le recrutement de volontaires ou l'appel aux dons, elle est tenue de se conformer à certaines règles et obligations légales.
Organisation de manifestations, défilés ou rassemblements sur la voie publique
Selon le type d'événement prévu, les procédures ne sont pas les mêmes. Si vous souhaitez organiser des manifestations, défilés ou rassemblements sur la voie publique, vous devez en aviser au préalable le maire ou le préfet. La déclaration doit être faite au minimum 3 jours et au maximum 15 jours francs avant la date de l'événement.
Vous devez également souscrire à toutes les garanties d'assurance utiles pour couvrir les éventuels dommages et accidents qui pourraient se produire au cours de l'événement. Il s’agit le plus souvent d'un contrat spécifique généralement non pris en compte par le contrat d'assurance habituel de l'association.
Organisation d'une manifestation sportive en Gironde
Depuis le 1er septembre 2022, les dossiers de déclaration ou autorisation pour des manifestations sportives se déroulant en Gironde et instruites par la préfecture sont à déposer prioritairement en ligne, sur l'application www.manifestationsportive.fr.
Sont exclues du dépôt via cet outil les manifestations nautiques, aériennes et toutes les manifestations se déroulant en salle et/ou stade de plein air (sports collectifs, sports de combat...), qui continuent d'être instruites selon les modalités actuelles.
Organisation d’un spectacle
L’obligation d’être titulaire d’une licence d’entrepreneur de spectacles dépend du fait que l’activité de spectacle (et l’emploi d’artistes) constitue l’activité principale, secondaire ou occasionnelle de l’établissement.
S’il s’agit de l’activité principale
Toute personne qui exerce une activité d'exploitation de lieux de spectacles, de production ou de diffusion de spectacles doit obtenir récépissé de déclaration d'activité d'entrepreneur de spectacles.
Comment obtenir le récépissé ?
Pour obtenir le récépissé, l'entrepreneur de spectacles doit déclarer son activité et respecter des conditions de compétence ou d'expérience professionnelle. La déclaration peut être effectuée en ligne. Le récépissé est délivré pour une durée de 5 ans renouvelable.
S’il s’agit de l’activité secondaire :
Si l'organisation de spectacles ne constitue pas l'activité principale de l'entrepreneur, l'organisation de spectacles est considérée comme une activité secondaire.
Le récépissé est obligatoire uniquement à partir de 7 représentations annuelles.
Comment obtenir le récépissé ?
La déclaration peut être effectuée en ligne. Le récépissé est délivré pour une durée de 5 ans renouvelable.
S’il s’agit de l’activité occasionnelle :
Si l'organisation de spectacles ne figure pas dans l'objet inscrit dans les statuts de la personne morale (société, association), l'organisation de spectacles est considérée comme une activité occasionnelle. Si elle organise 6 représentations annuelles au maximum, aucune démarche n’est à effectuer.
Diffusion de musique pendant un événement
En principe, une association n'a pas le droit de diffuser de la musique gratuitement lors d'un événement public. Pour pouvoir le faire, elle doit obtenir une autorisation de la Sacem (Société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique) et, sauf exception, lui payer des droits de d'auteurs.
Les règles diffèrent selon qu'il s'agisse de musique enregistrée ou de l'interprétation par des musiciens (concert ou bal).
Musique enregistrée
Les droits à payer se composent des droits d'auteur et de la rémunération équitable lorsque les œuvres musicales sont diffusées au moyen de supports enregistrés (vinyles, CD, radio, fichiers numériques, TV, ...). L'association doit faire une demande d'autorisation de diffusion de musique sur le site de la Sacem.
Le montant des droits d'auteur varie selon la nature de l'événement organisé.
Le fait de diffuser, par quelque moyen que ce soit, une œuvre musicale en violation des droits de l'auteur est un délit. Il peut être puni d'une amende pouvant aller jusqu'à 300 000 € et d'une peine de prison de 3 ans maximum.
Concert ou bal
L'association doit faire une demande d'autorisation de diffusion de musique sur le site de la Sacem.
La liste des œuvres musicales qui doivent être interprétées par des musiciens lors de la manifestation doit être jointe à la demande d'autorisation. Le montant des droits d'auteur varie selon la nature de l'événement organisé.
Le fait de diffuser, par quelque moyen que ce soit, une œuvre musicale en violation des droits de l'auteur est un délit. Il peut être puni d'une amende pouvant aller jusqu'à 300 000 € et d'une peine de prison de 3 ans maximum.
Loterie, tombola ou loto traditionnel organisé par une association
Les loteries ou tombolas et lotos traditionnels sont autorisés si elles sont destinées à des actes de bienfaisance, à l'encouragement des arts ou au financement d'activités sportives à but non lucratif. Cela doit également être prévu dans les statuts de l’association et nécessite l’autorisation du maire ou du préfet.
L'association organisatrice doit faire une demande d’autorisation et fournir le formulaire cerfa n°11823, les statuts de l’association ainsi que le bilan du dernier exercice financier si le capital d'émission de la dépasse 7 500 €.
Loterie, tombola ou loto traditionnel : aspect financier
Les sommes recueillies doivent être employées soit à de réelles actions de bienfaisance au profit de déshérités ou d'encouragements des arts soit au financement effectif d'activités sportives à but non lucratif. Elles ne doivent pas être utilisées pour régler des frais de fonctionnement, des dépenses courantes ou pour combler un déficit dû à une mauvaise gestion.
Une association sans but lucratif et dont la gestion est désintéressée est exonérée d'impôts commerciaux sur les sommes recueillies lors des manifestations de bienfaisance ou de soutien (dans la limite de 6 manifestations par an).
Buvette ou bar tenu par une association
L’exploitation de manière permanente d’un bar est possible si vous respectez la réglementation des débits de boissons ainsi que l’ouverture temporaire d’une buvette sous certaines conditions.
Bar permanent
Bar sans alcool
Vous pouvez librement ouvrir un bar permanent si aucune boisson alcoolisée n'y est servie. Aucune démarche administrative n’est à prévoir. En revanche, les recettes générées par cette activité peuvent devoir être comptées parmi les recettes lucratives et sont soumises à déclaration et imposition.
Bar avec alcool
L’ouverture d’un bar ou buvette avec alcool n’entraîne pas de démarche particulière s’il s’agit d’un lieu réservé aux adhérents l'ouverture du bar n'a pas pour but de réaliser de bénéfices et que les boissons proposées appartiennent aux groupes 1 et 3 de la classification officielle des boissons.
En revanche, s’il s’agit d’un lieu ouvert au public vous devez obtenir une licence de débit de boissons de 3ème catégorie.
Buvette temporaire
Les conditions d’installation d’une buvette temporaire diffèrent s’il s’agit d’une installation sportive, dans une foire ou exposition, dans une manifestation organisée par l’association elle-même ou en cercle privé.
J’organise une manifestation éco-responsable et pauvre en déchets
Le Département de la Gironde, en partenariat avec l’ADEME Aquitaine, a initié depuis 2008 un dispositif d’accompagnement et de développement des manifestations responsables en Gironde.
Un kit pratique rassemblant des guides, des films, des outils pour mener une démarche responsable et réduire la production de déchets est disponible.